Die Organisation Ihrer Arbeit vor den Ferien ist nicht immer einfach. Um diese Ruhephase nutzen zu können, ist es wichtig, dass Sie Ihre Aufgaben vor der Abreise organisieren. Kehren Sie also mit Zuversicht zurück. Hier sind einige Tipps.
Die 7 Dinge, die vor dem Urlaub zu tun sind
1. Informieren Sie Ihre Kollegen und Kunden vor Ihrer Abreise
Das erste, was Sie tun müssen, bevor Sie in den Urlaub fahren, ist natürlich, andere über seine Abreise zu informieren. Geben Sie in Ihrem Kalender Ihre Ferientermine an und teilen Sie diese mit Ihren Kollegen. So kann sich jeder organisieren.
Überlegen Sie sich vor Ihrer Abreise, ob Sie mit Ihren Kollegen planen, bestimmte Aufgaben zu delegieren und zu entscheiden, an wen Sie sich in Notfällen während Ihrer Abwesenheit wenden können.
Organisieren Sie dafür ein kleines Meeting, bevor Sie in den Urlaub fahren. Wenn Sie keine Zeit haben, alle in einem Raum zu treffen, können Sie dies telefonisch oder per Chat tun. Das Ziel ist es, Prioritäten und Ziele gemeinsam zu besprechen und sicherzustellen, dass jeder seine Rolle während Ihrer Abwesenheit versteht.
An diesem Punkt können Sie einige Aufgaben delegieren, die wir vor Ihrer Abreise nicht erledigen können, oder andere Aufgaben für Ihre Rückkehr verschieben. Wenn jeder informiert ist, wird niemand besorgt sein. Jeder wird wissen, was zu tun ist.
2. Schreiben Sie eine Nachricht aus dem Büro
Um Ihre Arbeit vor den Feiertagen zu organisieren, müssen Sie auch eine automatische Abwesenheitsantwort schreiben und diese für die betreffenden Tage aktivieren.
Geben Sie in dieser Nachricht deutlich Ihre Ferientermine an, damit Sie nicht mit E-Mails überflutet werden, da Ihre Mitarbeiter und Kunden über Ihre Abwesenheit informiert werden. Die meisten werden auf Ihre Rückkehr warten, um Sie zu kontaktieren. Trotzdem können manche Aufgaben nicht warten, genauso wie es auch unvorhergesehene Ereignisse geben kann.
Vergessen Sie nicht, die Kontaktdaten der verschiedenen Personen anzugeben, die bei dringenden Anfragen kontaktiert werden sollen.
3. Bewahren Sie Ihren Schreibtisch vor dem Verlassen auf
Damit Sie in den Ferien richtig pusten können, sollten Sie Ihr Büro oder Ihren Arbeitsplatz vor dem Verlassen des Hauses räumen . Sortieren Sie Ihre Dokumente und bereiten Sie Ihre Rücksendung vor. Wenn Sie einen organisierten Arbeitsbereich finden, können Sie den Computer problemlos neu starten und vermeiden, dass Sie bei Ihrer Rückkehr gestresst sind. Wer möchte ein chaotisches Büro finden, das aus dem Urlaub zurückkehrt? Sie sollten zu diesem Zeitpunkt nicht mindestens eine Stunde mit der Reinigung verbringen.
Tu es bevor du gehst! Wirf die Entwürfe weg, die kleinen Papiere, die Haftnotizen, die nicht mehr dienen, alles, was überflüssig und nutzlos ist. Verwahren Sie Ihre Dateien, organisieren Sie sie, organisieren Sie Ihre Dokumente. Fachleute geben an, dass Sie mindestens 30 Minuten für eine Stunde Ihrer Bürospeicherzeit verwenden müssen. Sie werden sich leichter fühlen, Sie werden sehen, und Sie werden erfreut sein, einen klareren, saubereren Raum für Ihre Rückkehr aus dem Urlaub zu finden.
4. Notizen machen und Prioritäten setzen
Um Ihre Arbeit gut vor den Ferien zu organisieren, ist es wichtig zu wissen, wie man Prioritäten setzt. Beenden Sie die dringenden Aufgaben, nachdem Sie eine Liste erstellt haben, und fragen Sie Ihre Kollegen, ob während Ihrer Abwesenheit einige Dinge erledigt werden müssen.
Erwarten Sie Ihre Rückkehr, indem Sie ein paar Besprechungen planen. Organisiere dafür nichts am ersten Tag deiner Rückkehr. Nehmen Sie sich ein paar Stunden Zeit, um Ihre E-Mails zu lesen und reibungslos zu starten.
5. Schreiben Sie eine "To-Do-Liste"
Erstellen Sie eine Aufgabenliste, um sich zu merken, was Sie tun müssen. Sie können ein Notizbuch, Post-its oder Anwendungen wie Todoist oder Google Kalender verwenden . Sie können Ihre Liste mit Ihren Kollegen teilen. Fassen Sie alle Aufgaben zusammen, die Sie zum Ausführen benötigen, organisieren Sie die letzten Besprechungen und erstellen Sie Memos, damit Sie nichts vergessen. Sie sparen Zeit und sind weniger gestresst.
Klassifizieren Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Priorität. Wenn die Wichtigkeitsstufe gleich ist, beginnen Sie mit den längsten auszuführenden Aufgaben.
Organisieren Sie sich für weniger dringende Aufgaben, damit Sie delegieren können, wenn Sie nicht viel Zeit haben. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team, seien Sie ehrlich mit Ihren Kollegen und sich selbst.
6. Teilen Sie die Feiertage des gesamten Teams
Damit jeder über die Feiertage des anderen informiert wird, teilen Sie einen Zeitplan für die Abwesenheit jedes Teammitglieds mit, damit der gesamte Service organisiert werden kann. Am häufigsten wird dies im Kalender vermerkt, bevor Sie mit anderen geteilt werden. Vergessen Sie nicht, eine E-Mail zu senden, um diejenigen, die vergessen haben, daran zu erinnern, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum abwesend sind.
7. Beginnen Sie zu blasen
Die Organisation Ihrer Arbeit vor Ihren Ferien ist wichtig, um das Licht der Welt hinter sich zu lassen. Aber verstauen Sie Ihr Büro nicht in Ihrem Gepäck. Trennen Sie sich und genießen Sie Ihre wohlverdiente Ruhe.