Um seine Tage besser zu leben, ist es wichtig zu wissen, wie man sich bei der Arbeit organisiert . In der Tat erzeugt der Mangel an Organisation Stress und Müdigkeit. Wie also organisieren, um bei der Arbeit effizienter zu sein?

Einige Tipps für eine bessere Organisation bei der Arbeit

Verwalte deine Zeit

Zu wissen, wie man mit seiner Zeit umgeht, ist eine heikle Kunst, die viel Stress abbaut und Selbstvertrauen und ein Gefühl der Freiheit schafft, wenn man die Kontrolle hat. Wenn Sie einer von denen sind, die oft überfordert sind, sind hier wahrscheinlich die möglichen Ursachen:

  • Schlechte Organisation,
  • Vergessen,
  • Eine Unterschätzung der Dauer bestimmter Aufgaben (Bewertungsprobleme),
  • Überarbeitung,
  • Der emotionale Aspekt (wir kümmern uns um die angenehmen Aufgaben und es braucht Zeit, um die anderen zu erledigen),
  • Aufschub,
  • Das Unvorhergesehene,
  • Das Fehlen einer Delegation,
  • Schlechte Kommunikation oder zu viel Kommunikation,
  • Die Schwierigkeit, nein zu sagen,
  • Unterhaltung wie Telefon, soziale Netzwerke …

Um all dies zu lösen und seine Zeit besser zu verwalten, gibt es Techniken, die von einfach bis raffiniert reichen.

Speichern Sie Ihren Arbeitsbereich

Wenn Sie einen aufgeräumten Arbeitsbereich haben, sparen Sie Zeit, indem Sie beispielsweise 10 Minuten lang nicht nach einem Stift suchen. Sie sparen Zeit, die Sie für andere Aufgaben verwenden können. Darüber hinaus ist das Arbeiten in einem angenehmen Raum viel wohltuender für den Geist.

Verwenden Sie Automatisierungssysteme

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, enthält Ihre E-Mail viele Erinnerungen: Termine, Besprechungen, Dateien, die zurückgegeben werden sollen. Verwenden Sie es, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen.

Erstellen Sie Ordner und Unterordner, um sich selbst zu finden und unnötigen Stress zu vermeiden.

Zeitpläne

Die Planungsmethode besteht darin, Zeitpläne zu erstellen, indem angegeben wird, was (was) und wann (wann) zu tun ist.

Daher verwenden wir einen Kalender (wie Google Kalender oder Outlook), um eine bessere Verwaltung zu ermöglichen.

Die vorteile:

  • Sehr gute Arbeitsplanung
  • Der kollaborative Aspekt (die Möglichkeit, Ihren Kalender zu teilen),

Die Nachteile:

  • Es gibt keine oder wenige.
  • Achte nur darauf, … den Kalender zu respektieren, nicht abzubrechen oder zu verschieben.

Machen Sie sich Notizen

Wenn Sie eine Agenda haben, zögern Sie nicht, Ihre Termine und Besprechungen mit beispielsweise verschiedenen Farben zu registrieren. Haftnotizen sind nicht veraltet. Verwenden Sie sie in Papier oder Elektronik.

Listen erstellen

Das Aide-Memoire oder die To-Do-Liste in englischer Sprache ermöglicht es Ihnen, sich an nichts zu erinnern.

Diese Methode hat einige Vorteile:

  • Einfach durchzuführen und zu benutzen,
  • Schnell.

Die Nachteile:

  • Der Mangel an Organisation,
  • Nichteinhaltung der Prioritäten

Die Listen sind daher kurzfristig ideal.

Machen Sie Pausen

Wenn " Arbeit ist Gesundheit ", werden kurze, regelmäßige Pausen Sie nicht töten oder Sie weniger effektiv machen. Zögern Sie nicht, Ihre Beine zu strecken, sich von Ihrem Computer zu entfernen oder einen Spaziergang nach draußen zu machen, um Ihren Geist zu entlasten. Ihr Gehirn wird es Ihnen und Ihrem Körper auch danken.

Verwenden Sie die Pomodori-Technik

Es wurde in den 80er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt und besteht darin, eine Aufgabe in 25 Minuten zu erledigen, bevor eine 5-minütige Pause eingelegt wird. Pomodori bedeutet auf Italienisch "Tomate", aber es ist das Bild des Timers, der hier aufbewahrt wird, Ihr interner Schnellkochtopf!

Sie benötigen einen Timer, um diese Technik anzuwenden, die häufig von Auftragnehmern und Entwicklern angewendet wird.

Der Vorteil dieser Methode ist die Agilität. Sie trainieren Ihr Gehirn, indem Sie sich für einen bestimmten Zeitraum auf dieselbe Aufgabe konzentrieren (bessere Konzentration), bevor Sie eine Pause einlegen, die nur von Vorteil ist.

Lernen Sie, Prioritäten zu setzen

Um sicherzugehen, dass Sie alle Ihre täglichen Aufgaben erledigen, erstellen Sie eine Liste der Dinge, die Sie am Tag erledigen müssen, mit den entsprechenden Fristen. Sie können von morgens an mit den dringenden Aufgaben beginnen und die anderen am späten Nachmittag erledigen. Sowohl dringende als auch wichtige Aufgaben müssen zuerst erledigt werden. Auf diese Weise können Sie Ihren Tag planen: Aufgaben, Dauer usw. Sie wissen auch, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden müssen, und können sich noch besser organisieren.

Lernen, Prioritäten zu setzen, hilft, die Zeit nach Prioritäten zu ordnen. Es gibt zwei Zeilen (Wichtig und Nicht wichtig) und zwei Spalten (Dringend und Nicht Dringend).

Einsehowers Theorie ermöglicht es, seine Handlungen zu priorisieren, indem man zuerst das tut, was dringend und wichtig ist. Die Priorisierung ermöglicht es Ihnen jedoch, Ihre Aufgaben gemäß Ihren Zielen, Ihren Werten, den Zielen des Teams, dem Sie angehören, den auferlegten Fristen usw. zu erledigen.

Die Vorteile der Priorisierung:

  • Eine Arbeit an den Zielen oder ihren Werten,
  • Höhere Produktivität und Effizienz

Die Nachteile:

  • Funktioniert meist kurzfristig,
  • Überlastung möglich (wenn alles wichtig ist, was zu tun ist?)

Wir laden Sie ein, jede dieser Methoden zu testen und die für Sie am besten geeignete zu ermitteln. Sie können sie auch abwechseln.

Kategorie:

Beschäftigung